Dokumentumátadás és biztonsági kiegészítés – adatkezelési tájékoztató
Verzió: EK-ADAT-2026-09-08-FOTO · Frissítve: 2026. szeptember 8.
A portál a dokumentumátadás és a biztonsági kiegészítők kihelyezésének visszajelzéseit rögzíti. A fényképek automatikus tartalmi ellenőrzéséről a 6. pontban adunk tájékoztatást.
1. Ki kezeli az adatokat?
Junior Vital Kft. (Energiakalauz), székhely: 3516 Miskolc, Lavotta u. 4.; cégjegyzékszám: 05-09-011869; adószám: 13416278-2-05. Adatvédelmi kérését az info@energiakalauz.com címre vagy a székhelyre küldheti. Telefon: +36 70 419 7219. Ha adatvédelmi tisztviselő kijelölése történik, elérhetőségét e tájékoztatóban közzétesszük.
2. Milyen adatokat, milyen célból kezelünk?
| Cél | Adatok | Jogalap és tervezett megőrzés |
|---|---|---|
| Az ügyfél és a pályázat összekapcsolása, kapcsolattartás | RRF-azonosító, a pályázó neve, nyilvántartott és választott e-mail-cím, készüléktípus, küldeményjegyzék, nyomkövetési azonosító. | A szerződéshez közvetlenül szükséges kapcsolattartásnál GDPR 6. cikk (1) b); a teljesítés és az átadás bizonyításánál 6. cikk (1) f). A lezárt ügy bizonyítékait főszabály szerint az ügy lezárásától számított 5 évig tervezzük megőrizni. |
| Biztonságos belépés, visszaélések megelőzése | E-mail-ellenőrzés ideje, a kód egyirányú lenyomata, kísérletszám, munkamenet-azonosító. A korlátozáshoz az IP-cím kulcsolt lenyomatát használjuk. | Jogos érdek: az ügyfélanyag jogosulatlan megismerésének és a levélküldéssel való visszaélésnek a megelőzése. A kód 10 percig, a munkamenet legfeljebb 14 napig érvényes; a lejárt technikai rekordokat a rendszeres takarítás legfeljebb 30 napon belül törli. |
| A kihelyezés és az átadás dokumentálása | Az ügyfél fényképei, készülékválasztásai, teendők állapota, hiányok és észrevételek, tételes átvételi jelölések. | Jogos érdek: az átadás, a tájékoztatás és a visszajelzések igazolhatósága, vitás kérdések tisztázása. Lezárt ügyben főszabály szerint 5 év; be nem küldött vázlatnál az utolsó aktivitástól 90 nap. |
| Nyilatkozat és aláírás megőrzése, ellenőrzése | PDF, képernyőn rajzolt aláírás képe, a visszaküldött elektronikus aláírás, aláíró neve, tanúsítvány- és ellenőrzési adatok, fájllenyomatok, szerveridő, a nyilatkozat verziója. | Jogos érdek: a nyilatkozat tartalmának és eredetének bizonyíthatósága. Főszabály szerint az ügy lezárásától 5 év. Az aláírás képét nem használjuk biometrikus személyazonosításra. |
| Visszaigazolás, hiánypótlás, emlékeztető | Név, RRF, e-mail-cím, ügystátusz, a kért pótlás és a levélküldés eredménye; a nyilatkozat másolata. | Szerződéses kapcsolattartás, illetve az igazolható ügyintézéshez fűződő jogos érdek. Nem marketing. Az érdemi ügyintézési leveleket az ügyanyaggal együtt őrizzük meg. |
| Fogyasztói panasz kezelése | Panasz, az érintett azonosításához szükséges adatok, kapcsolódó dokumentumok és válasz. | Jogi kötelezettség: GDPR 6. cikk (1) c), fogyasztóvédelmi törvény 17/A. §. A panaszjegyzőkönyvet és a válasz másolatát 3 évig őrizzük meg. |
Az általános ötéves időtartam nem minden ügyre kötelező jogszabályi határidő. Igazoltan hosszabb jótállási vagy pályázati iratmegőrzési kötelezettség, illetve folyamatban lévő jogvita esetén az adott dokumentumot a szükséges időtartamig, dokumentált okkal tartjuk meg. Ezt az időtartamot ügyenként felülvizsgáljuk. A papíralapú pályázati iratok egyéb adatkezelését és megőrzését ez a portáltájékoztató nem írja felül.
3. Honnan származnak az adatok?
A pályázó neve, RRF-azonosítója és a korábban megadott elérhetőség a társaság meglévő ügyfélnyilvántartásából származik (Palyazoi_adatok és Gombosnak nyilvántartás). A belépésnél megadott nevet ezzel vetjük össze; az ékezetkülönbség és kisebb elírás elfogadható, az RRF-azonosítónak viszont pontosan egyeznie kell. A dokumentumokon és a levelekben a nyilvántartott név szerepel. A névegyeztetés önmagában nem személyazonosítás. A választott e-mail-címet, fényképeket, átvételi jelöléseket és nyilatkozatot Ön adja meg. A rendszer eseményeit a szerver rögzíti. Az adatokat más ügyfelek nem láthatják; az RRF és a név önmagában nem biztosít hozzáférést.
4. Mi kötelező, és mi választható?
A portál használatához a pályázó neve, a pontos RRF-azonosító és működő e-mail-cím szükséges. A hozzáféréshez nyilvántartott elérhetőség vagy személyes meghívó és e-mailes ellenőrzés is kell. A fényképek a kihelyezés dokumentálását szolgálják; biztonsági vagy műszaki akadályt a megfelelő lépésnél, hiányzó csomagtételt az átvételnél jelezhet. A Wi-Fi-beállítás opcionális. A DÁP helyett egyszerű elektronikus jóváhagyás is választható, amelynek bizonyító ereje eltér és külön ellenőrzést igényel. A tájékoztató megismerése nem hozzájárulás marketinghez. Ha a portált nem tudja használni, e-mailben vagy postai úton egyeztethet az adatkezelővel.
5. Ki fér hozzá, és hová kerül az adat?
A feladat ellátásához szükséges körben a társaság feljogosított munkatársai férhetnek hozzá. A tervezett technikai szolgáltatók az OpenAI Sites tárhelyszolgáltatása és annak Cloudflare-alapú adatbázis- és fájltárolása, valamint a társaság Google Workspace levelezése és Google Drive dokumentumtára. A Drive-kapcsolat külön engedélyezése után az eredeti és a visszaküldött PDF változatlan másolata az előzetesen ellenőrzött ügyfélmappa Nyilatkozatok almappájába kerül. A célmappa kiválasztása rögzített RRF–mappa párosítás alapján történik, nem hozzávetőleges névegyezéssel. Külső szakértő, jogi képviselő vagy hatóság csak megfelelő jogalappal és a szükséges körben kaphat adatot. A DÁP választása esetén annak szolgáltatói önálló tájékoztatói is irányadók.
A megőrzési rend a tárhelyen, levelezésben és Drive-ban tárolt másolatokra egyaránt kiterjed; a szükségtelenné vált másolatok törlését a társaság a bevezetés előtt kijelölt felelőssel és dokumentált eljárással biztosítja.
A fotóellenőrzéshez az OpenAI API szolgáltatását is használjuk, a 6. pontban leírt adatkörrel. A tényleges szerződő szolgáltatókról, az EGT-n kívüli adatkezelés körülményeiről és az alkalmazott szerződéses garanciákról az adatkezelő elérhetőségén kérhet további tájékoztatást.
6. Automatizált fotóellenőrzés és biztonság
A beküldött fényképeket és a hozzájuk tartozó teendő leírását az OpenAI API képelemző szolgáltatásának továbbítjuk, hogy ellenőrizze a kért jelölések és készülékek láthatóságát. Nevet, RRF-azonosítót, e-mail-címet, aláírást és Drive-hozzáférést ehhez nem küldünk; a képen látható feliratok azonban részei a továbbított képnek. A cél a dokumentáció gyors ellenőrzése, a kezelés a dokumentálásnál fent megjelölt jogos érdekhez kapcsolódik. Az ellenőrzés eredményét, indokát és technikai naplóját az ügy dokumentációjával együtt őrizzük meg.
Az egyértelmű képi eredmény megnyithatja a nyilatkozat elkészítését. Hiányos képnél új fotót kérhetünk; bizonytalanság, jelzett probléma vagy technikai hiba esetén munkatársi ellenőrzés szükséges. Az AI nem dönt támogatási jogosultságról, nem igazol villamos vagy tűzbiztonsági megfelelőséget, és nem ellenőriz aláírói személyazonosságot. Az automatikus eredmény téves lehet: munkatársi felülvizsgálatot vagy az automatikus ellenőrzés helyett személyes ügyintézést az info@energiakalauz.com címen kérhet, hátrányos végleges döntést nem alapozunk kizárólag az AI eredményére.
Az API-hívásoknál a válasz tartós alkalmazásállapotként való mentését kikapcsoljuk (store: false). Ez nem jelent teljes adatmegőrzés-mentességet: az OpenAI alapértelmezett visszaélés-megelőzési naplói tartalmat is tartalmazhatnak, jellemzően legfeljebb 30 napig, jogi vagy biztonsági kivételekkel. Külön európai adatrezidenciát nem állítunk. Részletek: OpenAI API adatkezelési feltételek. A rajzolt aláírást nem értékeljük írásszakértői vagy biometrikus módszerrel.
Kérjük, fényképein lehetőség szerint csak a készülék és a szükséges környezet szerepeljen: arc, okmány, rendszám és más személy adata ne. A portál a fényképet JPEG-formátumba alakítja, a helyadatot tartalmazó EXIF-metaadatot eltávolítja. A tárolt lenyomat már az így benyújtott fájlhoz tartozik. Feltöltött, elektronikus aláírással ellátott PDF-et nem alakítunk át.
7. Sütik és helyi beállítások
A belépési munkamenethez szükséges sütit használunk, legfeljebb 14 napig. A böngésző munkamenet-tárában a bevezető tájékoztató megtekintését jelöljük. A portál saját kódja nem használ marketing- vagy látogatottságmérő sütit. Az alkalmazás és a levelezőszolgáltató saját felületeinek adatkezeléséről a szolgáltatók tájékoztatói rendelkeznek.
8. Az Ön jogai
Kérhet hozzáférést és másolatot, helyesbítést, az alkalmazandó feltételekkel törlést, az adatkezelés korlátozását és adathordozhatóságot. Saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Az adatkezelő a kérelmet főszabály szerint egy hónapon belül megválaszolja; indokolt hosszabbítás esetén ezen belül tájékoztatást ad. A jogosultság ellenőrzéséhez csak a szükséges további adatot kérjük.
Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; levelezés: 1363 Budapest, Pf. 9.; ugyfelszolgalat@naih.hu), és bírósághoz fordulhat. A jogos érdeken alapuló adatkezeléshez készített érdekmérlegelés érdemi tartalmáról az adatkezelő elérhetőségén tájékoztatást kérhet.
Jogszabályi háttér: GDPR; fogyasztóvédelmi törvény.